Descripción de operaciones / Gestión de la Colección

13 October 2016 |
Colección o Agrupación documental

La digitalización no produce un ahorro del coste de la gestión de la colección. Una copia digital nunca puede sustituir al documento u objeto original. Si se toma la decisión de digitalizar un archivo, fondo, colección o agrupación documental, tendremos que tener en cuenta que el uso hagamos de la colección de imágenes digitales de la manera prevista no solo depende de las normas que empleamos en la conversión y de los controles de calidad sino también de cómo se gestione la misma. Si el objetivo no es solo satisfacer las necesidades a corto plazo sino además proporcionar acceso a lo largo del tiempo, deben tomarse medidas para satisfacer tanto el uso actual como las expectativas de los futuros usuarios. Nosotros nos encargamos de todas las operaciones del proceso completo de digitalización, escaneo, creación de registros, descripción y por último del almacenamiento, el acceso, recuperación y difusión de las copias digitales.

 

1) Atributos del documento;

2) Consideraciones acerca de la preservación;

3) Organización y documentación disponible;

4) Usos previstos;

5) Desarrollo de la colección digital;

6) Capacidad institucional; y

7) Rentabilidad de los recursos financieros.

 

 

Para normalizar el proceso de digitalización y las operaciones especiales de tratamiento digital asociadas consideramos un plan previo de descripción de cada uno de los documentos a digitalizar. El resultante de cada elemento capturado, una correcta identificación y sus diferentes formatos asociados, descripción de operaciones preparatorias y presentación de proyecto viable en un determinado periodo de tiempo.

 

Aplicamos herramientas específicamente diseñadas para poder gestionar con mayor facilidad el flujo de tareas que se aplican en el curso de la ejecución de las capturas digitales de los documentos, con funciones específicas para controlar los documentos físicos en espera de captura, en proceso de captura y una vez digitalizados; los sistemas de almacenamiento donde se van almacenando y dirigiendo los ficheros digitales; los tiempos de ejecución de las tareas; la asignación de tareas y recursos; las incidencias; la realización de copias de seguridad; el cronograma del proyecto; la documentación generada por el proyecto; la realización de informes de seguimiento; la nomenclatura de los ficheros; o la validez de los ficheros.